Kurzantwort
Warenzo WMS wandelt eingehende Avise aus PDF und E-Mail über das Modul DocumentIntake automatisch in strukturierte Avise bzw. Aufträge um – statt sie manuell im System oder in Excel nachzuerfassen. Ergänzend extrahiert das KI-Stammdaten-Bootstrap (OCR + LLM) Artikeldaten aus Lieferanten-PDFs und erkennt Dubletten, sodass neu im Avis auftauchende Artikel nicht von Hand angelegt werden müssen. Die Daten fließen direkt in den Kern-WMS-Ablauf (Avis → Wareneingang → Bestand → Kommissionierung → Versand) ein.
Das Problem: Avise landen als PDF im Postfach
In vielen 3PL- und Fulfillment-Betrieben kommen Avise von Verladern und Lieferanten per E-Mail oder als PDF-Anhang. Die Lagerleitung oder das Backoffice tippt diese Daten anschließend manuell in das Lagersystem oder eine Excel-Tabelle. Das kostet Zeit, erzeugt Übertragungsfehler und verzögert den Wareneingang – besonders dann, wenn das Volumen in der Peak-Season steigt.
Wie der Dokumenten-Intake in Warenzo WMS funktioniert
1. PDF/E-Mail wird zu Avis oder Auftrag
Das Modul DocumentIntake verarbeitet eingehende PDF- und E-Mail-Dokumente und überführt sie in ein Avis bzw. einen Auftrag im System. Der manuelle Erfassungsschritt entfällt.
2. KI-gestützte Artikeldaten bei neuen Positionen
Tauchen im Avis Artikel auf, die noch nicht im Stammdatenbestand sind, greift das KI-Stammdaten-Bootstrap (Modul AiContent): OCR und LLM extrahieren Artikeldaten aus Lieferanten-PDFs und Datenblättern, erkennen Dubletten und dokumentieren die Verarbeitung mit auditierbarer Zweckbindung. Für die saubere Anlage neuer Positionen steht ein 9-stufiger, JSON-Schema-getriebener Artikelstamm-Wizard mit Versionierung, Konflikt-Erkennung (ETag) und Autosave bereit.
3. Direkt in den Wareneingangs-Prozess
Aus dem erfassten Avis heraus läuft der Standardprozess weiter: Beim physischen Wareneingang scannt das Lagerpersonal über die native Flutter-Mobile-App mit Barcode-Scanner und robustem Offline-Modus. Der gesamte Kern-Ablauf (Avis → Wareneingang → Bestandsführung → Kommissionierung/Packen → Versand) ist mit Idempotency-Keys und Advisory Locks gegen Doppelbuchungen unter Peak-Last abgesichert.
4. Strikt getrennt je Mandant und Lager
Warenzo WMS ist mandantenfähig: Avise und Wareneingänge bleiben je Mandant und Lager strikt getrennt. Jeder Kunde erhält eine eigene Anwendungsinstanz und eine logisch getrennte Datenbank. Gehostet wird in der EU (Frankfurt, Region fra1), DSGVO-konform.
Referenz aus der Praxis
Bei der Westar Internationale Spedition GmbH laufen Avis, Wareneingang, Warenausgang, Bestand und Kommissionierung seit Januar 2026 produktiv im System (Prod-Beta). Laut Lagerleitung (Frank Werner) verkürzte der KI-gestützte Stammdaten- und Inventurimport die Erfassung von Wochen auf Minuten.
Abgrenzung: Was der Dokumenten-Intake ist – und was nicht
Der Dokumenten-Intake deckt die PDF/E-Mail-zu-Avis/Auftrag-Funktion ab. Ein EDI-Standardanschluss oder eine spezielle Carrier-/Marktplatz-Anbindung ist damit nicht gemeint. Eine direkte Shop- oder Marktplatz-Anbindung (Shopify, Shopware, Amazon FBA, Otto, Kaufland) ist kein natives Feature und läuft indirekt über den Scope-Hub.